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Effizienter einkaufen mit eProcurement-Lösungen?

In Zeiten zunehmender Unsicherheit und wegbrechender Absatzmöglichkeiten richten Unternehmern ihren Blick gerne nach innen – auf die Kostenstellen und Prozesse. Sie erhoffen sich dort Effizienzsteigerungen und Einsparpotentiale, um weiterhin wirtschaftlich arbeiten zu können. Insbesondere der Einkauf wird betrachtet, da er in vielen Betrieben eine der größten Kostenstellen ist.

Nicht selten werden Berater herangezogen. Diese setzen in vielen Fällen ein auf die Firma angepasstes eProcurement-Projekt auf, um den Einkauf transparenter und einfacher zu gestalten. Doch um was handelt es sich bei eProcurement und wie können Sie davon profitieren? Das zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.

Was ist eProcurement?

Unter diesem Begriff werden elektronische Beschaffungsprozesse von Gütern und Dienstleistungen zusammengefasst. Im Laufe der Zeit fand im klassischen Beschaffungsprozess eine zunehmende Digitalisierung statt. Er schließt standardisierte Prozesse wie Bedarfsanalyse, Vertragsverhandlungen und Lieferungen ein. Unternehmen stellen nach und nach auf ein „papierloses Büro“ um, wo möglichst alle Informationen elektronisch vorliegen. Zentral an einem Ort.

Was sind die Vorteile von eProcurement?

Die Vorteile des eProcurements sind für Unternehmen über eine vielfältige Palette nützlicher Funktionen ersichtlich:

  • einheitliche Struktur
  • vielfältige Nutzung unterschiedlicher Schnittstellen
  • Preise im Blick behalten
  • Anbindung an ERP- und SAP-Systeme
  • praktische BI und Analysetools

Die Grundlage jedes Systems bildet in aller Regel eine einheitliche Struktur zur Erfassung der Artikelstammdaten. Dabei können Schnittstellen wie eCL@ss, BMEcat oder andere branchenübliche Standards genutzt werden. Hinzu kommen Datensätze zur Qualität und weitere spezifische Artikeldaten.

Artikel und Anbieter sind vergleichbar und Übertragungsfehler werden vermieden.

Was kostet eigentlich…? Mit eProcurement Preise im Blick behalten

Preise für ein und dasselbe Produkt nebeneinanderstellen? Das geht dank eProcurement: Der Lieferant hält die Preise der Produkte stets aktuell. So werden Nacharbeiten aufgrund falsch hinterlegter Preise (Differenzgutschriften etc.) vermieden.

Außerdem können Rahmenverträge, Preis- und Mengenstaffeln und Rabatte zentral im eProcurement-System hinterlegt und gepflegt werden.

ERP-Systeme mit eProcurement anbinden – Geht das?

Zur Vermeidung von Medienbrüchen im Prozess und Systemwechsel, stellen viele eProcurement-Systemanbieter Schnittstellen für vorhandene ERP-Systeme bereit. Doch nicht nur ERPs werden angebunden, sondern auch Warenbestände, Lieferlisten oder Mengenangaben.

Der gesamte Prozess von der Ausschreibung bis zur Abrechnung erfolgt in der gewohnten Anwenderumgebung. Aufwendige Schulungen für die mitarbeitenden Personen entfallen.

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Um den Einkauf nachhaltig zu verbessern, liefern eProcurement-Systeme die nötigen BI- (Business Intelligence) und Analysetools gleich mit. Sie geben Aufschluss über Potentiale in der gesamten Lieferkette. Vom Einkaufsverhalten über Preise und Bestände bis hin zur Bestandsoptimierung bieten eProcurement-Systeme dank tiefer Integration einen genauen Einblick in Beschaffungsstrukturen. Zunehmend auch mit Hilfe von KI, um die Bewertung und Entscheidungsfindung im Einkauf noch weiter zu optimieren.

Welche Herausforderungen im eProcurement gibt es für Lieferanten?

Wo Licht ist, gibt es auch Schatten. Das ist in nahezu jedem Themengebiet der Fall. So auch beim eProcurement:

Die Vorteile eines eProcurement-Systems in puncto strukturierter Stammdaten, eindeutiger Preise und eines medienbruchfreien Prozesses gelten auch für den Lieferanten. Allerdings nur so lange, wie er nur ein System bzw. eine Systematik zu pflegen hat. In der Regel nutzt jeder Kunde ein auf ihn abgestimmtes eProcurement-System. Der Lieferant muss häufig einer Vielzahl unterschiedlicher Anforderungen gerecht werden und flexibel sein. Mit jedem Kunden, der eine weitere eProcurement-Lösung einsetzt, steigt der Aufwand auf Lieferantenseite.

Hinzu kommt, je nach Möglichkeiten des Lieferanten und der Systemart, der teilweise hohe Aufwand für die Datenpflege und Aktualisierung verschiedener Kataloge. Damit sich ein eProcurement für beide Seiten lohnt, muss das System vollständig in den Bestellprozess des Kunden integriert werden. Bei der bloßen Bestellung von Teilsortimenten und dem Kauf anderer Produkte per E-Mail, Telefon oder in Online-Shops, entsteht keine tragfähige Datenbasis. Die Analyse und Optimierungen des Einkaufs schlagen fehl.

Eine weitere Herausforderung ist die Erweiterung des Sortiments: Die in das eProcurement-System einzupflegenden Produkte werden in der Regel zentral vom Kunden vorgegeben. Cross- oder Up-Sells sind für den Lieferanten so schwieriger.

Gibt es gute Alternativen zum eProcurement?

Die wohl beste und nachhaltigste Alternative zu einem eProcurement ist ein leistungsfähiges ERP, das auf dem aktuellen Stand der Technik ist. In der Regel ist das ERP das zentrale Tool im Unternehmen und wird von allen Mitarbeitern genutzt. Wichtig: Das ERP kann außerdem mit dem eProcurement gekoppelt werden.

Für die Bestellung sind Systemwechsel notwendig. Ohne eProcurement entfallen Schnittstellen, was den Bestellprozess verkürzt. Der Beschaffungsprozess wird durchgängig in und aus einem System abgebildet. Aktuelle ERPs bieten die Möglichkeit, Lieferanten via EDI (Electronic Data Interchange) oder OCI (Open Catalog Interface) anzubinden.

Die Anbindung via EDI ist dabei immer als kleines Projekt zu betrachten. Hier muss Datenkonsistenz zwischen dem ERP des Kunden und des Lieferanten hergestellt werden. Die Vorteile, die sich daraus ergeben, rechtfertigen diesen Aufwand schon nach kurzer Zeit. Bei der Anbindung einer großen Anzahl an Lieferanten empfiehlt es sich einen so genannten Mapping-Dienstleister mit ins Boot zu holen.

Beim OCI-Format springt der User aus dem ERP in den Webshop des Lieferanten. Dort kann er seine Bestellung tätigen und bekommt die Daten aus dem Warenkorb wieder in sein SAP- oder ERP-System übermittelt. Um OCI zu nutzen, ist lediglich ein Zugang im Shop für den OCI-User notwendig.

Eine weitere Möglichkeit ist die Bestellung im Shop des Lieferanten. Dabei kann die sie, je nach System, als Datei aus dem SAP exportiert und im Shop eingelesen werden. Dieser Aufruf des Kataloges wird als Punchout bezeichnet.

Der Vorteil: Übertragungsfehler werden auf ein Minimum reduziert und Einkäufer haben ihre Bestellungen immer genau im Blick.

Supply Chain Management und Einkauf – Was ändert sich?

Schon in den Jahren 2015 und 2016 wurde prognostiziert, dass die elektronische Beschaffung immer mehr an Relevanz gewinnt. Dabei wurde besonders der Datenaustausch entlang der Supply Chain ins Visier genommen.

Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky (Universität Würzburg) und Prof. Dr. Holger Müller (HTWK Leipzig) sagten langfristige Veränderungen heraus – in den IT-Systemen von SCM und Einkauf. Aufgrund der Digitalisierung erwarteten sie keine Schwächung der Rollen von Einkauf und Supply Chain Management. Als Grundlage dienten die Befragungen kleiner, mittelständischer und großer Unternehmen.

Inzwischen sind viele Unternehmen auf elektronische Beschaffung umgestiegen. Besonders in den Punkten

  • Mitarbeiterqualifikation
  • Bedarf an Spezialisten
  • verstärkter Einsatz von IT für Steuerung, Planungen etc.
  • Transparenz und Kontrolle für Verantwortliche
  • dezentraler und automatisierter Entscheidungen durch Verantwortliche und IT-Systeme
  • Automatisierung von Prozessabläufen sowie der
  • Rolle von SCM und Einkauf im Unternehmen

sind Veränderungen zu beobachten.

eProcurement – Welche Schlussfolgerungen gibt es?

Für den Einkauf bieten eProcurement-Systeme die Vorteile strukturierter Produktdaten und Analysemöglichkeiten des Sortiments. Vom Preis über die Leistung bis hin zur Qualität der Produkte. Sinnvoll ist der Einsatz besonders dort, wo das ERP diese Möglichkeiten nicht bietet. Um wirklich effizient und mehrwertstiftend einzukaufen, sollte die Bewertung der Lieferanten aber nicht zu kurz kommen. Lediglich den Prozess der Bestellung zu betrachten und zu digitalisieren, reicht hier nicht aus.

Insbesondere bei geringwertigen Bedarfsgütern entstehen die Kosten im Einkauf; nicht beim Produkt oder bei der Bestellung, sondern beim Einkäufer.

Anfragen, Recherchen und Auswahl von Produkten verschiedener Lieferanten, Bestellung, Anlieferung sowie die Rechnungstellung, eventuelle Reklamationen und Nacharbeiten benötigen Zeit. Je kleinteiliger die Beschaffung betrieben wird, umso länger dauert sie letzten Endes. Und Zeit ist Geld!

Verlassen Sie sich auf wenige zuverlässige Lieferanten, um sowohl den administrativen als auch den organisatorischen Ablauf effizient zu gestalten. So kann sich der Einkauf auf die für das Unternehmen wichtigen Produkte konzentrieren. Sollten Lieferanten dann per eProcurement-System angebunden werden, sprechen Sie mit allen Beteiligten der Supply Chain. Wahrscheinlich gibt es schon Erfahrungen mit vorhandenen Systemen. Man kann sich auf ein eProcurement einigen, um gemeinsam effizienter zu arbeiten.